Aide ResLynx – UI

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UI : UTILISATEURS

Les tutoriels suivants expliquent les principales fonctionnalités de ResLynx UI à ses utilisateurs : comment ajouter des composantes (vols, hôtels, voitures, assurances, etc.) à un pannier, comment gérer les dossiers des clients, comment confirmer une réservation, comment modifier le contenu d’un panier, etc.

Composantes

Panier

N.B. Les tutoriels suivants doivent être considérés les uns après les autres : ils correspondent à la séquence que doit suivre l’agent pour confirmer un panier.

Gestion de dossiers

Cette section comprend des tutoriels qui vous permettront de prendre en main la gestion des dossiers dans ResLynx UI

La page « Dossiers » de ResLynx UI répertorie l’ensemble de vos dossiers clients.

  • Un dossier correspond à une réservation passée, en cours ou à venir (qui peut comporter une ou plusieurs composantes);

La page d’accueil de la section « Dossiers » affiche vos dossiers actifs et inactifs selon plusieurs filtres et selon une plage de dates. N.B. Si vous ne parvenez pas à trouver un dossier, assurez-vous d’avoir sélectionné une plage de dates suffisamment étendue. Les principaux filtres sont les suivants (flèche verte) :

  • Tous : tous vos dossiers
  • HK (Confirmé) : les dossiers confirmés (réservés)
  • RQ (Sur demande) :  
  • QT (Devis) : les dossiers en devis
  • QX (Prix changé) : les dossiers dont le prix a été changé
  • ER (Erreur) : les dossiers qui présentent une erreur
  • CX (Annulés) : les dossiers qui ont été annulés

Vous pouvez filtrer les résultats selon un ou plusieurs filtres. Pour choisir un filtre, cliquez dessus dans le menu déroulant. S’il est bien sélectionné, il apparaîtra alors en bleu. Pour sélectionner deux ou plusieurs filtres, cliquez sur les filtres désirés en maintenant enfoncée la touche « commande » de votre clavier. Une fois le ou les filtres sélectionnés, cliquez sur « filtrer » pour afficher les dossiers correspondants.

Vous pouvez aussi filtrer les dossiers selon d’autres informations :

  • Tous les agents : filtrer les dossiers selon l’agent qui l’a créé. Sélectionnez l’agent voulu dans le menu déroulant.
  • Numéro de composante : filtrer les dossiers selon le numéro de composante unique associé à une composante dans un dossier (par ex., le numéro de composante d’un vol).
  • Numéro de dossier : le numéro unique associé à un dossier
  • Locator : le numéro de confirmation du fournisseur (seulement disponible pour les dossiers confirmés chez le fournisseur)
  • Numéro de commande : le numéro de commande unique associé à un dossier

Entrer le ou les informations appropriées, puis cliquez sur « filtrer ». Les dossiers correspondants apparaîtront alors.

Comment lire le nom d’un dossier

Les dossiers, à la gauche de l’écran, apparaissent tous sous la même forme. Dans l’exemple suivant :

Henri Mercier #1400127 – QT – 7-07-2025 16:31 – GUSTAVE FLAUBERT

  1. Nom du dossier (par défaut, le nom de l’agent) = Henri Mercier
  2. Numéro de dossier dans UI = #1400127
  3. Statut du dossier = QT
  4. Date et heure de la création du dossier = 07-05-2025 16:31
  5. Nom et prénom du profil associé à ce dossier = GUSTAVE FLAUBERT

Actions disponibles à partir de la page d’accueil des dossiers

Plusieurs actions liées aux dossiers sont disponibles directement à partir de la page d’accueil de vos dossiers. Certaines actions ne sont disponibles que pour les dossiers confirmés (HK).

  • Payer un dossier : vous permet de réaliser le paiement du dossier
  • Rapport de réservation : vous permet d’exporter le rapport de la réservation (comprenant toutes ses composantes), qui apparaîtra sur une nouvelle page de votre navigateur.
  • Rapport payable : vous permet de créer le rapport payable du dossier, qui apparaîtra sur une nouvelle page de votre navigateur.
  • Supprimer le dossier : cette action est irréversible, le dossier sera supprimé définitivement de votre compte
  • Renommer le dossier : donner un nouveau nom au dossier (par défaut, le nom du dossier est le nom de l’agent qui l’a créé)
  • Passagers : ajouter, modifier ou supprimer les profils/passagers associés au dossier
  • Historique : affiche l’historique complet des modifications faîtes à ce dossier
  • Créer un nouveau passager : cette fonctionnalité vous permet de créer un nouveau dossier vierge avec les mêmes profils (ne comportant pas de composantes).

Cette section vous permet de créer un nouveau dossier. Pour ce faire, vous devez :

  1. Nommer le nouveau dossier (par ex., « Voyage famille Beaulieu »)
  2. Associer passagers au dossier à partir de vos passagers existants (par ex., les membres de cette famille)
  3. Attribuer le dossier à un agent externe à partir de la liste de vos agents externes.

Pour créer le dossier, vous n’avez qu’à le nommer, puis cliquer sur « créer ». Les options 2 et 3 sont optionnelles. Le dossier apparaîtra par la suite dans « vos dossiers « et « tous les dossiers ».

Cette section vous permet de chercher des dossiers parmi l’ensemble de vos dossiers dans UI, selon plusieurs informations. Pour lancer une recherche de dossiers, complétez les informations pertinentes, puis cliquez sur « rechercher ». Les dossiers aux informations correspondantes apparaîtront alors.

  • Locator : le numéro de confirmation du fournisseur d’une composante confirmée
  • Numéro de dossier : le numéro de dossier unique du dossier dans UI
  • Numéro de composante : le numéro unique d’une composante dans UI
  • Numéro de commande : le numéro de commande
  • Date de réservation : la date à laquelle le dossier aurait été réservé
  • Date de départ : la date de départ de la réservation
  • Date de retour : la date de retour de la réservation
  • Date (début de l’intervalle) / Date (fin de l’intervalle) : vous offre la possibilité de chercher des dossiers par intervalle de temps (quand ont-ils été créés), vous devez utiliser les deux champs ici
  • Prénom : prénom d’un profil associé au dossier
  • Nom : nom d’un profil associé au dossier
  • Courriel : adresse courriel associée au dossier
  • Numéro OTF : rarement utilisé, numéro de la réservation dans le booking engine
  • Destination (YUL) : destination du dossier (en provenance de YUL)
  • Type : chercher par type de composantes (vols, hôtels, et fournisseurs)
  • Tous les agents : chercher par agents spécifiques
  • Origine : chercher les dossiers selon qu’ils sont B2B ou B2C
  • Nom de dossiers : chercher par nom de dossiers
  • # Conf : chercher par numéro de confirmation (lorsque HK)
  • Frais d’annulation : chercher par type de frais d’annulation
  • # Autorisation : le numéro de confirmation du fournisseur
  • Statuts : sélectionnez les statuts des dossiers que vous cherchez (par ex., HK, QT, etc.). Pour sélectionner plusieurs options, cliquez sur celles-ci en maintenant enfoncée la touche « commande » de votre clavier. Afin d’optimiser vos chances de trouver un dossier, sélectionnez toujours « tous ».
  • Type de paiement : cherchez des dossiers selon le type de paiement. Cliquez sur les options pour les sélectionner. Pour sélectionner plusieurs options, cliquez sur celles-ci en maintenant enfoncée la touche « commande » de votre clavier.

Section « exporter dossier »

La section ‘exporter dossier’ de UI vous permet d’exporter sous la forme d’un fichier CSV vos réservations correspondant à plusieurs critères entre une date A et une date B.

Elle vous permet aussi d’exporter vos réservations d’hôtels de votre solution WebRates, vos réservations d’activités de la solution Addons ou vos réservations de tours créés à travers UI.

Dans tous ces cas, pour créer le fichier CSV, vous n’avez qu’à renseigner les champs pertinents dans les différentes sections, puis cliquer sur ‘réserver’. Après quelques secondes, le fichier CSV sera automatiquement téléchargé par votre navigateur.

La section ‘dossier impayé’ vous permet de consulter tous vos dossiers/réservations impayés par agent et entre différentes dates.

Pour ce faire, renseignez les champs pertinents, puis cliquez sur ‘filtrer’. Tous les dossiers pertinents apparaîtront alors dans un tableau qui indiquera : l’identifiant du dossier, son nom, l’agent associé au dossier, sa date de création, le montant dû et le montant du dépôt.

Pour effectuer des recherches parmi ces dossiers, renseignez le champ ‘rechercher’, puis cliquez sur la touche ‘entrer’ de votre clavier. Les dossiers s’afficheront automatiquement. N.B. Si vous recherchez un montant spécifique, vous devrez l’entrer exactement tel qu’il apparaît dans le tableau. Par exemple, écrire $2000 et non 2000$.

Section ‘Dashboard’

Cette section vous permet de faire un suivi de vos dossiers qui comprennent des composantes venant de GroupRates ou de Addons (celles qui sont en statut RQ, ‘Sur demande’). Pour effectuer une recherche, renseignez les champs pertinents puis cliquez sur ‘submit’. Les champs disponibles sont les suivants :

  • Booking number : ce champ permet de sélectionner un seul dossier à l’aide de son numéro de référence.
  • Statut du booking : le statut de la réservation (HK, confirmé, ou RQ, sur demande)
  • Temps to check-in : le temps avant l’enregistrement du client pour sa réservation
  • Hôtel RQ ? : si ce champ est sélectionné, seuls les dossiers contenant une composante de type HOT avec un statut RQ sortiront
  • WebRates ou Addons : si coché, les dossiers comportant de composantes WebRates aussi bien qu’Addons apparaîtront
  • Statut du dépôt : seuls les dossiers ayant une date de dépôt établie sortiront en spécifiant le statut du dépôt
  • Statut du paiement : seuls les dossiers ayant une date de paiement établie sortiront en spécifiant le statut du paiement
  • Avancement du booking : vous permet de sélectionner vos catégories internes d’avancement des réservations

UI : ADMINISTRATEURS (EN CONSTRUCTION)

Les tutoriels suivants expliquent les principales fonctionnalités de ResLynx UI à ses utilisateurs : comment ajouter des composantes (vols, hôtels, voitures, assurances, etc.) à un pannier, comment gérer les dossiers des clients, comment confirmer une réservation, comment modifier le contenu d’un panier, etc.

Gestion du compte

Documents personnalisés

Apparences personnalisées

Courriels personnalisés

UI : PRINCIPAUX CODES ET ABRÉVIATIONS

  • HK (Confirmé) : les dossiers confirmés (réservés)
  • RQ (Sur demande) :  
  • QT (Devis) : les dossiers en devis
  • QX (Prix changé) : les dossiers dont le prix a été changé
  • ER (Erreur) : les dossiers qui présentent une erreur
  • CX (Annulés) : les dossiers qui ont été annulés
  • Locator : le numéro de confirmation du fournisseur d’une composante confirmée
  • Numéro de dossier : le numéro de dossier unique du dossier dans UI
  • Numéro de composante : le numéro unique d’une composante dans UI
  • Numéro de commande : le numéro de commande
  • Numéro OTF : rarement utilisé, numéro de la réservation dans le booking engine
  • # Conf : chercher par numéro de confirmation (lorsque HK)
  • # Autorisation : le numéro de confirmation du fournisseur
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